Deze policy bevat de richtlijnen, die RCF Accountants hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018 en andere relevante wet- en regelgeving.
Hierna ‘RCF genoemd.
RCF wenst u te vragen deze privacy policy aandachtig te lezen, daar dit document essentiële informatie bevat over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. Als verwerkingsverantwoordelijke staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op uw persoonsgegevens en in dit kader delen wij U het volgende mee.
Hieronder wordt opgesomd voor welke doeleinden RCF uw persoonsgegevens verwerkt op en welke grondslag de verwerking steunt. De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op uw hoedanigheid als cliënt van het kantoor maar ook op de zakelijke relatie van onze cliënten (zoals de situatie waarin u leverancier of klant bent van onze cliënt).
In het kader van de dienstverlening worden persoonsgegevens door RCF verwerkt. Het gaat onder meer om de volgende categorieën persoonsgegevens: (digitale) identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, ...
Dit om RCF ertoe te brengen om haar diverse dienstverlening ten aanzien van haar cliënten uit te voeren. Voor een uitgebreid overzicht van al onze dienstverlening verwijzen wij naar Diensten - RCF-Accountants.
Niet-limitatief kan dit bijvoorbeeld zijn het opnemen van het auditmandaat, het voeren van de boekhouding, fiscale adviezen, juridische adviezen, bijstand op maat, …
RCF is tevens onderhevig aan verschillende wettelijke verplichtingen. Opnieuw kan hier niet-limitatief onder meer verwezen worden naar het cliëntenonderzoek in de anti witwaswet en de wettelijke verplichting inzake het bijhouden van sociale, fiscale en boekhoudkundige documenten.
Ook is RCF binnen haar business lines audit en accountancy gebonden aan de specifieke bepalingen en beroepscodes van het IBR en het ITAA.
Voor de verbetering van onze dienstverlening maken wij tot slot continu werk van optimalisatie van onze (interne) processen en het exploreren van nieuwe services.
De door ons verstrekte consultancy maakt de verwerking van persoonlijke gegevens afhankelijk van de dienst(en) waarvan de cliënt gebruik maakt.
Zo verwerken wij bijvoorbeeld in sommige gevallen ook persoonlijke gegevens van de werknemers van onze cliënten. Tevens verwerken wij persoonsgegevens van werknemers en klanten van onze cliënten tijdens de uitvoering van een audit. Tot slot verwerken wij persoonsgegevens van cliënten tijdens het bijhouden van accounts en persoonsgegevens van familieleden van cliënten in kader van adviesverlening op gebied van vermogensplanning.
In het kader van de toegang die u zichzelf verleent tot en het gebruik dat u maakt van onze website, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
RCF verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan. Voor deze verwerking beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website.
Voor meer informatie aangaande het gebruik van onze website, wordt verwezen naar de cookie policy.
Bij het bezorgen van nieuwsbrieven en folders (elektronisch of per post), worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op de personalisatie van onze nieuwbrief en onze folders, alsook om u op de hoogte te brengen van voor uw onderneming relevante en interessante informatie. Dit betekent dat wij u informatie opsturen waarvan wij denken dat u dit interessant kan vinden en/of de informatie u kan helpen bij de zoektocht naar een geschikte kandidaat of werkgever. Meer specifiek kan dit gaan over promoties, aanbiedingen, netwerk- en klantenevenementen, rapporten, vacatures.
RCF doet dit op basis van het gerechtvaardigd belang. Wij besteden immers grote zorg aan het op maat aanbieden van deze direct marketing, zodat dit zeer nauw aansluit bij de interesses of toekomstperspectieven van de ontvangers.
RCF zal steevast voorzien in een opt-out mogelijkheid.
U kan te allen tijde en kosteloos uw bezwaar tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden kenbaar maken. U richt daartoe een eenvoudig verzoek tot het RCF webteam, te bereiken via het e-mailadres rcf@rcfaccountants.be.
Geen verplichting om gegevens over te maken
U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan RCF. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering van een aantal basisgegevens tot gevolg kan hebben wij in de onmogelijkheid verkeren bepaalde diensten te verlenen.
Uw persoonsgegevens die door RCF worden verwerkt, worden bewaard conform de wettelijke verplichting die RCF daartoe heeft of tot zolang deze gegevens nodig zijn om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen. Persoonsgegevens die bewaard worden krachtens de wet van 18 september 2017 (identificatiegegevens, afschrift van bewijsstukken, interne en externe lasthebbers, alsmede de uiteindelijke begunstigden) worden, in overeenstemming met de wet, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
Andere persoonsgegevens dan hierboven vermeld worden slechts bewaard gedurende de termijnen voorzien in de toepasselijke wetgeving, zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving, en tenzij een langere bewaartermijn gerechtvaardigd is ter indekking van mogelijke rechtsvorderingen.
Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt u over een aantal rechten, aangaande de verwerkingen die door ons worden verricht.
Om uw rechten uit te oefenen, dient u zich te wenden tot het RCF webteam, te bereiken via het e-mailadres rcf@rcfaccountants.be of via het online contactformulier
RCF is verplicht op dit verzoek te reageren binnen een termijn van één maand. Slechts wanneer u uw verzoek tot uitoefening van uw rechten via voormelde procedure aan de bevoegde dienst overmaakt, zal een gepaste reactie volgen binnen de gestelde termijn.
U beschikt over volgende rechten:
U heeft een recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht het gebruik ervan te raadplegen via het e-mailadres rcf@rcfaccountants.be. U kan te allen tijde op eenvoudig verzoek een kosteloze kopie verkrijgen van uw beschikbare persoonsgegevens.
Behoudens voor die persoonsgegevens die noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden in het kader van antiwitwaswetgeving en klantenacceptatieprocedure of in het kader van de bewaring krachtens een wettelijke verplichting, kan u zelf aangeven welke persoonsgegevens geheel niet of slechts voor een beperkt aantal verwerkingen verwerkt mogen worden. U kan daarenboven vragen om die persoonsgegevens, die geheel of gedeeltelijk niet verwerkt mogen worden, te verwijderen. U kan eveneens vragen uw persoonsgegevens te verifiëren en, indien nodig, te verbeteren.
U kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer dit bezwaar steunt op ernstige en legitieme redenen. Indien u zich wenst te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden, hoeft u hiervoor geen reden op te geven.
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt niet op basis van geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst. Profiling gebeurt niet op basis van de beschikbare persoonsgegevens.
Indien een verwerking van uw persoonsgegevens is gesteund op de toestemming die u daartoe hebt gegeven, kan u deze toestemming op ieder ogenblik weer intrekken.
Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U kan vragen uw gegevens op deze wijze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
RCF verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving ons ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan RCF de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te nemen.
RCF maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht.
In de mate van het mogelijke zal u op de hoogte gesteld worden van de doorgifte aan voormelde derden.
Uw persoonsgegevens worden intern doorgegeven op basis van een “need to know”-principe.
Overeenkomstig wat voorafgaat en behoudens in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is, zal RCF de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hier uitdrukkelijk mee instemde.
RCF doet een beroep op third service providers:
• RCF maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
• RCF schakelt andere softwareleveranciers in voor het uitvoeren van haar dienstverlening;
• RCF doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, …)
In de overeenkomsten met al deze third service providers werden de nodige garanties ingebouwd om de overdracht in overeenstemming te brengen met de relevante data protectie regelgeving, zij het het door middel van een verwerkersovereenkomst, zij het het door middel van het bepalen van de respectievelijke hoedanigheden.
RCF garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Hieronder wordt u op een transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de genomen passende, technische en organisatorische maatregelen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang tot de persoonsgegevens te voorkomen.
Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail: contact@apd-gba.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.
RCF behoudt zich het recht voor onderhavige policy te wijzigen.
Indien wezenlijke aanpassingen worden doorgevoerd, nemen wij alle redelijke maatregelen om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.